Cómo organizar tu día a día como autónomo

Este post, Cómo organizar tu día a día como autónomo, es la segunda parte del post Planificación y organización para autónomo y freelancers.

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Si en el anterior post hablamos sobre como organizar tu negocio para todo el año haciendo números, planificando vacaciones y poniéndote objetivos. En este post vamos a desarrollar más y mejor cómo organizarnos en el día a día.

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A veces, ¿tienes súper claro qué lanzamientos, proyectos o tareas debes de llevar a cabo este mes o semana, pero luego, cuando te pones a trabajar te dispersas y no llegas a todo?.

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Pues bien. os voy a explicar cómo me organizo yo. Si bien es solo una manera y existen muchas otras, esta es la que a mi mejor me funciona y creo que os puede ayudar a diseñar vuestra propia manera de trabajar.

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    1. Lo primero es fijarte un horario. No sientas que al ponerte un horario vas a ser un esclavo o no vas a poder romperlo nunca. El horario está para marcarte una rutina que tu mismo podrás romper los días que lo necesites. Pero siempre es bueno partir de una rutina.
    2. Con un horario fijado, el siguiente paso es dividir las horas de trabajo en bloques de tareas.

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Volviendo al supuesto que trabajamos en el anterior post:

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Si trabajamos 8 horas al día y hemos dicho que de esas 8 horas 2 horas las dedicamos a gestiones como: escribir emails, preparar presupuestos, hacer facturas, tener reuniones…

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Pongamos que nuestra jornada empieza a las 7:00 de la mañana (este es mi caso). Dedicamos la primera horas a responder emails del día anterior, a preparar presupuesto y enviar facturas…

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    • A las 8:00 cerramos el correo y nos centramos en el siguiente bloque de tareas. En mi caso lo siguiente que hago es dedicar 1 hora a Mirada Creativa. Programar publicaciones en RRSS, escribir próximos post, mejorar el posicionamiento de mi web, pensar en nuevos lanzamientos, estrategias o novedades que implementar. Mi experiencia es que si no le dedicas a tu negocio un tiempo cada semana, luego se te hace una bola inmensa de cosas pendientes. Hay que cuidar tu negocio día a día para no quedarte atrás.
    • A las 9:00 ya pasamos a la tarea de producir, en mi caso diseñar. Pero no al tun tun. Mi recomendación es que te prepares una Check List con las tareas que debes de sacar adelante ese día. Primero las prioritarias, la de sí o sí deben de salir hoy. Seguidas de las más importantes. Fíjate un tiempo para cada tarea y sé realista. Cada vez que acabes una tarea haz un check y pasa a la siguiente.
    • A las 11:00 es mi momento de parar a almorzar 15min. Sí, puede parecer innecesario pero no lo es 😉 hay que parar a comer algo cada 3 horas, levantarte de la silla y desconectar durante unos minutos. Yo a veces aprovecho para darle un paseo a mis perros o me salgo a la terraza a que me dé un poco el sol mientras almuerzo. Esos minutos te dan la vida y hacen que a las 11:15 vuelvas a tu puesto con las energías renovadas.
    • A las 11:15 vuelvo a la tarea de producir y normalmente aprovecho para empezar una tarea nueva.
    • A las 14:00 paro a comer. A veces son las 14:30, tampoco os vayáis a pensar que soy un robot! pero procuro parar pronto a comer para poder descansar luego un poco. Me tomo 1 hora entera para comer y descansar leyendo un libro, viendo los informativos o lo que sea. Dormir la siesta no es algo que suela hacer a no ser que ese día me haya tenido que levantar a las 5:00 (algunas veces lo hago).
    • A las 15:00 suele ser la hora que tengo programadas mis publicaciones en RRSS por lo que aprovecho unos 20min para interactuar: responder comentarios, ver otras publicaciones, comentar a otros, publicar stories…
    • A las 15:30 vuelvo a la tarea de producir, procurando empezar una nueva tarea. Aunque esto depende mucho de cada día. En esta ocasión dedico solo entre 1 hora y 1 hora y media, así que para después de comer no me suelo dejar una tarea muy compleja o laboriosa porque ya me pilla más cansada y con menos tiempo.
    • A las 17:00 doy por finalizada mi jornada y lo último que hago es preparar mi Check List para el día siguiente en la que anoto:
      • Los emails que tengo que mandar a primera hora.
      • Las tareas que debo de hacer por orden de prioridad.
      • Las llamadas o reuniones que pueda tener a lo largo del día.

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En cuanto a las reuniones con clientes o posibles clientes. Intento que sean entre las 11:30 y las 13:00 o por la tarde entre las 16:30 y las 17:30. Si tengo una reunión a las 17:30, procuro descansar un poco más después de comer. Porque las reuniones cuentan como horas de trabajo, no estamos produciendo pero sí estamos trabajando!.

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Y me diréis, y después de las 17:00 o cuándo acabas tu reunión qué haces???. Pues vivir. Eso que a veces se nos olvida. Merendar, irme al gimnasio, hacer yoga, dar un largo paseo con mis perros y pasar tiempo de calidad con mi pareja.

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Ahora vamos a ver cómo organizarnos por semanas y por meses.

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Cuando hacemos la planificación anual con un calendario delante, lo primero que fijamos son nuestros picos de trabajo según nuestro negocio. Qué meses prevés que vas a tener más carga de trabajo y cuales no. En función de eso ponte tus días de vacaciones en el calendario y bloquea esas fechas.

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El siguiente paso en apuntar los hitos más importantes en el calendario como por ejemplo: campaña de navidad, rebajas de verano, lanzamientos en septiembre, San Valentin, día de padre y de la madre… En cada negocio los hitos van a ser diferentes.

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En mi caso mis picos de faena suelen ser siempre entre el 15 de enero y el 15 de febrero, en junio antes de la vacaciones de verano, y entre el 15 de septiembre y el 30 de octubre. Así que planifico para escaparme un días en agosto, otros en diciembre y otros en Semana Santa. Y me planifico los hitos para Enero, Junio y Septiembre. ¿qué lanzamientos o promociones vas a hacer en cada uno de esos hitos?. Cuando planifiques tu año debes de diseñar tu estrategia y saber al 90% qué vas a hacer para aprovechar tus meses fuertes.

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Así, cuando vayas a planificar cada mes ya sabes con antelación en qué debes de centrarte. Por ejemplo, la campaña de navidad lo normal es empezar a trabajarla en cuanto acaba el verano. El 1 de octubre como tarde ya deberías de empezar a prepararla, que no publicarla. Hazte una lista de todo lo que tienes que hacer: diseños, textos, publicidad, colaboraciones, fotos… y divídete todas esas tareas progresivamente desde el día del lanzamiento (por ejemplo el 1 de diciembre) hacia atrás (hasta por ejemplo el 1 de octubre).

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Divide cada hito en pequeños hitos semanales e incluso diarios. De manera que todo te va a parecer más abarcable y sencillo. Si solo ves el Hito “campaña de navidad”, te puedes quedar paralizada ante el volumen de trabajo que supone. Sin embargo, si divides ese hito en pequeños hitos semana a semana y día adía, cuando te des cuenta lo tendrás todo listo para hacer el lanzamiento.

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Otra de las cosas que a mi me gusta al planificarme de forma anual y llevar a cabo mes a mes es el contenido de mi blog. Cuando empieza el año dedico un día a pensar en titulares para todos los post del año, alrededor de 15 post. Luego los distribuyo por meses, según la temática y los ordeno para que sean dinámicos y no hayan varios seguidos que hablen de temas similares. En el escenario ideal, intento redactar al menos 10 a principio de año y tenerlos ya programados para todo el año, y dejo otros 5 para desarrollar durante el año según temas de actualidad o cosas que me van surgiendo o preguntando a través de RRSS.

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Así pues, haciendo un poco resumen de todo el contenido de este post:

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    1. Haz una estrategia anual de tu negocio marcando: meses de más trabajo, días de vacaciones e hitos y lanzamientos más importantes de tu negocio.
    2. Fragmenta cada hito en pequeños hitos semanales y diarios y organizativos desde el día del lanzamiento hacía atras. Te sorprenderá ver con cuanta antelación debes de empezar a trabajar en ellos.
    3. Planifica cada mes con las tareas más importantes que has de sacar: programa publicaciones en RRSS, programa post para el blog, organiza todos los hitos a desarrollar para el marketing de tu empresa.
    4. Organizate las semanas y los días: deja espacio para gestiones de tu empresa, para reuniones y para parar a comer. Luego estructura el resto de horas con tareas productivas según prioridad. Hazte franjas horarias para cada bloque de tareas.
    5. Partiendo de la organización de tus días, semanas y meses, ten cierta flexibilidad para todo lo que surja que no pueda encajar en tus horarios. No hay nada rígido en la vida de un autónomo pero eso no quita que debas partir de un horario y organización previas.
    6. Te recomiendo que vayas anotando en un calendario tipo ICal de apple, las horas que dedicas a cada tarea. Así, el año que viene podrás hacer reajustes y organizarte aún mejor.
    7. Partiendo de los números que hicimos en el anterior post, Planificación y organización para autónomo y freelancers, hazte una tabla de excel donde mes a mes anotes tus ingresos, gastos, inversiones, salario… registra todo lo más desglosado posible. Piensa que todo lo que anotes te servirá de guía para el año que viene y te ayudará enormemente.

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Y hasta aquí este post sobre cómo organizar tu día a día como autónomo. Espero que te haya sido útil y que si me he dejado algo que te parezca importante me lo preguntes en un comentario. Yo encantada de ayudarte en todo lo que pueda.

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Eso sí, yo te he contado cómo me estructuro yo según mis horarios que ya definí en mi vida ideal ( a mí me gusta madrugar aunque parezca raro), y también cómo organizo yo mis bloques de tareas. Pero esto es muy personal y va a depender de tu tipo de negocio, tus prioridades y sobre todo de cómo hayas definido la vida que quieres llevar. Así que te animo a que diseñes tu propio horario con tus franjas y bloques de tareas. Eso sí, no te olvides de comer y descansar!

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Aquí te dejo el link directo para que puedas descargarte este planificador semanal en el que podrás hacer tus Check List diarias semana a semana.

.planificador semanal

 

Ana Miralles
Ana Miralles
anamiralles@miradacreativa.es

Mi nombre es Ana Miralles Rubert y soy diseñadora por vocación, emprendedora y fundadora de Mirada Creativa.

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