Cuando hablo de planificación y organización con algunos de mis clientes autónomos y freelancers, me doy cuenta de que casi siempre empiezan la casa por el tejado. Es decir, se centran directamente en las tareas del día a día olvidándose de planificar las semanas, meses y el año.

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De este modo, entran en bucle de apagar fuegos y van siempre desbordados. No saben si trabajan muchas horas o no, a cuanto les sale la hora de trabajo o como fijar sus precios. Navegan sin rumbo y en consecuencia acaban quemándose.

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Así que, en este post quiero contarte la forma en la que yo me planifico y me organizo como diseñadora freelance. Con el fin de poder ayudarte a ti con tu trabajo e inspirarte a hacer las cosas desde otro prisma.

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Para mí la primera pregunta que debes de hacerte es:

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¿Cómo es la vida que quiero llevar?.

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Es una pregunta que se hace poca gente. Pero si lo piensas, cuando te lanzas a trabajar como autónomo, realmente lo que buscas es poder vivir como quieres. Aunque por el camino muchas veces acabas siendo esclavo de tu propio negocio.

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Así que, toma papel y lápiz y escribe en un folio cómo es la vida que quieres llevar. Cuál es tu horario ideal de trabajo, qué espacio dejas para tus hobbies, amigos, descanso… Cuántos días quieres trabajar a la semana o cuántos días de vacaciones quieres tener al año. Defínelo todo con todo lujo de detalles como si cualquier cosa fuese posible.

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El siguiente paso es hacer números. Algo que a priori no gusta mucho pero que es totalmente necesario. Solo haciendo números sabrás cuanto debes cobrar por tus servicios o productos, cuánto debes de ganar al mes para cumplir tus objetivos, si estás ganando o perdiendo dinero…

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Debes de pensar los siguientes puntos (yo voy a poner un supuesto de ejemplo pero tú hazlo con tus propios datos) :

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1. Cuanto dinero quiero facturar al año. Pongamos 50.000€
2. Cuantos días de vacaciones voy a tener (además de los 14 días festivos en el caso de España): pongamos 23 días + 14 días festivos
3. Cuántos días a la semana quiero trabajar: pongamos 5, de lunes a viernes.
4. Cuántas horas al día quiero trabajar: pongamos 8 horas.
5. Cuántos días de baja puedo coger al año (baja por enfermedad, pruebas médicas, asuntos propios…): pongamos 5 días al año.

6. Qué gastos fijos tengo cada mes (autónomo, programas, alquiler, gestoría, internet, amortización de equipos, IVA, IRPF …):pongamos 1.000€ al mes.
7. Qué porcentaje de tiempo dedicas a gestiones que no son producir trabajo directamente (contestar emails, reuniones, presupuestos, facturas…): pongamos un 25% de tu jornada laboral (sobre 8horas al día serían 2horas al día).

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Ahora llega el momento de hacer el cálculo:

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Si un año tiene 52 semanas y trabajo 5 días a las semanas = 260 días

A los cuales hay que restar 14 festivos + 23 de vacaciones + 5 de baja = 218 días.

Por lo tanto vamos a trabajar 218 días y 8 horas por día = 1.744 horas en un año.

De las cuales un 25% las vamos a dedicar a gestiones varias = 436 horas

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Nos quedan 1.308 horas productivas.

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Partiendo del supuesto de que queremos facturar 50.000€ en un año, dividimos 50.000€ / 1.308 horas = 38,22€ la hora es lo que deberíamos de cobrar.

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Piensa que a esos 50.000€ has de restarle los 1.000€ de gastos mensuales (un total de 12.000€ al año), con lo que limpios se te quedarían 38.000€.

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Ahora, con esos 38.000€ debes de pensar en fijarte un sueldo, por ejemplo 2.000€ al mes. Lo cual serían 24.000€ netos al año. Y los otros 14.000€ serían beneficios de tu empresa. Con los cuales pueden invertir en nuevos equipos, en formación, en marketing  y publicidad, en contratación…

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Haciendo estos números tendrás mucha más claridad a la hora de evaluar el estado de tu negocio, fijar tus precios, fijarte un suelo o plantear unos objetivos anuales. Estoy segurísima de que te van a ayudar enormemente a plantear mucho mejor tu negocio y sentirte mucho más productivo.

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Una vez tienes estos números, también puedes dividir la facturación entre los productos o servicios que vendes. Ver cuáles funcionan mejor o cuales son más rentables. Divide la facturación por porcentajes y registra toda la información mes a mes.

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De este modo vas a poder trazar mucho mejor tu plan de marketing. Sabiendo qué te ha funcionado mejor en según qué época del año. Que época meses o semanas vas a tener que trabajar mucho y cuáles vas a poder dedicar más tiempo a organización.

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En mi caso por ejemplo, el verano es el momento ideal para planificar y organizar mi estrategia de marketing de septiembre a junio del año próximo. Es también la época del año en la que aprovecho para tomarme 15 días de vacaciones (el resto de días me los reparto a lo largo del año). Y además, me gusta dedicar un espacio de tiempo a hacer alguna formación específica que me ayude a seguir creciendo profesionalmente.

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Digamos que durante el verano sigo estando ocupada pero produzco y factura menos dedicando más tiempo a otras tareas igual de necesarias que me ayudarán a que mi negocio sea más rentable el resto del año.

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Cuando hagas tus números durante varios años, irás viendo también qué meses facturas más que otros, y en ese sentido podrás hacerte una previsión más acertada. No todo se repite el 100% pero un 80% suele mantenerse año tras año.

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Finalmente, cuando hago mis números para el siguiente año/curso ya sé cuantos clientes tengo que tener para cada tipo de servicio para llegar a mis objetivos. Imagínate por ejemplo que para llegar a mi facturación ideal he de vender 6 diseños de marca, 7 páginas webs, 2 tiendas online, 4 packs emprende y 10 proyectos de fotografía de producto. Sabiendo esto, yo ya puedo valorar mes a mes si estoy en el buen camino hacía mis objetivos o si debo de hacer más hincapié con alguno de mis servicios.

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Esto mismo lo podemos adaptar a una tienda online en la que vendamos productos. Este sistema es adaptable a tu negocio como autónomo o freelance 100%.

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Resumiendo un poco todo el aluvión de información que contiene este post:

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1. Define la vida que quieres llevar con todo lujo de detalles.
2. Haz números. Muchos números. Define tus objetivos.
3. Ajusta tu idea de negocio a la vida que quieres llevar y no al revés.
4. Utiliza los número para planificar tu calendario anual: fija tus vacaciones y días libres a lo largo del año.
5. Haz una estrategia de marketing y organiza bien tu trabajo para el próximo año: campañas, promociones, lanzamientos, blog, newsletter..

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Sé que al principio puede parecer mucho trabajo, pero te aseguro que si sigues todos estos pasos vas a notar un gran alivio cuando empieces el nuevo año/curso. Todo te va a resultar más sencillo, fluido y claro. Te vas a sentir más cómodo con tu negocio, menos esclavo y vas a disfrutar mucho más de tu vida freelance.

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Se acabó el no coger vacaciones o sentirte culpable por tener días libres. Se acabó hacer más horas que un reloj y no tener horarios. Se acabó el no saber si estás ganando o perdiendo dinero. Sé acabo el no tener un sueldo y unos beneficios de empresa.

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Se acabó ser esclavo de tu propio negocio. Tu negocio te tiene que hacer libre y ayudarte a tener la vida que siempre has soñado.

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Así que, autónomos y freelancers, manos a la obra!!!

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Aquí tenéis la segunda parte de este post en el que te explico más y mejor como trasladar está planificación al mes a mes, semana a semana o día a día.

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De momento, con toda está información ya tienes mucho que pensar 😉

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Si eres de los que aún no se ha decidido a emprender y necesitas un diseñador que te ayude a darle forma a tu proyecto, este servicio está hecho para tí!